1. Ansprechpartner

Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:

Direct Apotheke Venlo B.V.
Voltaweg 14
5993 SE Maasbree/ Venlo
Niederlande

KONTAKT
E-Mail: info@direct-apotheke.com Tel.: +31 (0) 858 770 756

Fragen zu unseren Produkten und Dienstleistungen, Adressänderungen oder den Widerruf von Einwilligungen richten Sie bitte direkt an unsere Geschäftsstelle unter den oben genannten Kontaktangaben.

2. Ihre Rechte im Allgemeinen

Wir fassen an dieser Stelle einmal die allgemeinen Rechte zusammen, die Ihnen nach der DSGVO mit Blick auf Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zustehen. Für die Erklärung der Rechtsbegriffe verweisen wir auf die geltenden Definitionen in der DSGVO (siehe dort Artikel 4). Sollte etwas unverständlich bleiben, fragen Sie gerne bei uns nach.

Sie können uns erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung oder Weitergabe Ihrer Daten jederzeit für die Zukunft widerrufen (Artikel 7 Absatz 3 DSGVO).

Sollte die Rechtsgrundlage für eine Verarbeitung Ihrer Daten ein berechtigtes Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO sein, dürfen Sie einen Widerspruch gegen die Datenverarbeitung nach Artikel 21 DSGVO einlegen. Soweit es sich bei der entsprechenden Datenverarbeitung um Direktwerbung handelt, müssen Sie Ihren Widerspruch in keiner Weise begründen; in allen anderen Fällen müssten Sie für Ihren Widerspruch Gründe darlegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Sollten wir fehlerhafte Angaben zu Ihrer Person gespeichert haben, können Sie von uns die Berichtigung Ihrer Daten verlangen (Artikel 16 DSGVO).

Sie können von uns Auskunft darüber verlangen, welche Daten wir von Ihnen verarbeiten (Artikel 15 DSGVO, § 34 BDSG).

Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten oder die Einschränkung ihrer Verarbeitung verlangen, soweit Ihrem Wunsch keine höherrangigen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Artikel 17 bzw. 18 DSGVO, § 35 BDSG).

Sie können von uns verlangen, dass wir Ihnen die Daten, die Sie uns selbst zur Verfügung gestellt haben, in einem maschinenlesbaren Format zur Weitergabe an Dritte zur Verfügung stellen (Artikel 20 DSGVO).

Sie dürfen sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, über datenschutzrechtliche Sachverhalte bei uns beschweren.

3. Datenverarbeitungen bei uns im Allgemeinen

Jede Form der Verarbeitung personenbezogener Daten setzt eine Rechtsgrundlage voraus, die uns diese Verarbeitung gestattet. Die Rechtsgrundlage ergibt sich in erster Linie aus dem Zweck, zu dem die Daten verarbeitet werden. Die Rechtmäßigkeit innerhalb einer Rechtsgrundlage bemisst sich regelmäßig nach dem konkreten Umfang der Datenverarbeitung und nach den von uns ergriffenen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten.

Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung ergeben sich aus Artikel 6 Absatz 1 DSGVO und für besonders schützenswerte Daten wie z.B. Gesundheitsdaten aus Artikel 9 Absatz 2 DSGVO. Diese beiden Vorschriften nennen die Vorbereitung oder Erfüllung von vertraglichen, gesetzlichen oder auch gesellschaftlichen Pflichten als wichtigste Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung. Daneben erfolgen viele Datenverarbeitungen in unserem berechtigten Interesse, wenn nicht mit Blick auf die konkreten Umstände die Interessen der Betroffenen überwiegen. Sollte eine der zuvor genannten Arten von Rechtsgrundlage einschlägig sein, bedarf die Verarbeitung keiner weiteren Zustimmung von Ihnen.

Außerdem kann eine Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen erfolgen (Artikel 7 DSGVO) oder für Personen unter 16 Jahren bei der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft (z.B. Internetseiten, Onlinespielen, Social Media-Plattformen) von den Kindern bzw. Jugendlichen in Verbindung mit der Zustimmung eines Erziehungsberechtigten (Artikel 8 DSGVO).

Wir weisen an dieser Stelle ausdrücklich darauf hin, dass sich keins unserer Angebote an Personen unter 18 Jahren richtet.

Teilweise ergibt sich unsere Pflicht, Sie um Ihre Einwilligung zu bitten, nicht oder nicht allein aus der DSGVO sondern aus dem strengeren Recht nach der EU ePrivacy-Richtlinie von 2002 (oft „Cookie-Richtlinie“ genannt). Die Vorschriften dieser Richtlinie gelten in Deutschland über das Telemediengesetz (TMG) und das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG). Die Pflichten aus diesen Gesetzen haben wir berücksichtigt, ohne im Folgenden ausdrücklich darauf hinzuweisen.

Findet eine Datenübertragung in einen Staat außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) statt, stellen wir sicher, dass der Datenschutz im Sinne der Artikel 44 – 49 DSGVO gesichert ist.

4. Unser Unternehmensverbund

Wir bieten unsere Leistungen im Verbund an mit verschiedenen Dienstleistern und Herstellern. Grundsätzlich ist jede dieser Organisationen für die von ihr verarbeiteten Daten allein verantwortlich.

Bei verschiedenen Datenverarbeitungen treten diese Organisation für uns in datenschutzkonformer Weise als Auftragsverarbeiter nach Artikel 28 DSGVO auf.

In einigen Konstellationen greifen mehrere Beteiligte auch mit jeweils eigenen Interessen auf gemeinsam genutzte Daten zu. So eine gemeinsame Nutzung von Daten erfolgt auf Grundlage eines Vertrags über die gemeinsame Verantwortung nach Artikel 26 DSGVO. Wo immer eine Verarbeitung in Form einer gemeinsamen Verantwortung erfolgt, weisen wir Sie in der nachfolgenden Beschreibung der einzelnen Verarbeitungen darauf hin.

5. Allgemeiner Hinweis zu Cookies

Unsere Internetseiten verwenden sogenannte Cookies. Dabei handelt es sich um Textdateien, die von Ihrem Browser auf Ihrem Gerät gespeichert werden, wenn Sie eine Internetseite aufrufen. In einem Cookie können unterschiedliche Informationen gespeichert werden. Teilweise speichert ein Cookie nur ein Ja oder Nein („true“ oder „false“), teilweise wird eine Zeichenfolge gespeichert, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Internetseite ermöglicht (eine sogenannte Cookie-ID).

Das Recht Cookies zu setzen bemisst sich nicht allein nach der DSGVO, sondern auch nach der EU ePrivacy-Richtlinie bzw. § 15 TMG. Die ePrivacy-Richtlinie unterscheidet zwischen für den Betrieb des Onlineangebots unbedingt erforderlichen (essentiellen) Cookies und solchen, die es nicht sind. Essentielle Cookies dürfen auch ohne Einwilligung gesetzt werden, nicht-essentielle Cookies setzen jedoch immer ein Einverständnis voraus – selbst wenn das nach der DSGVO nicht erforderlich ist (und z.B. ein berechtigtes Interesse als Rechtsgrundlage vorliegt)

Wegen der strengen Vorgaben der ePrivacy-Richtlinie fragen wir Sie beim Aufruf unserer Internetseite nach Ihrem Einverständnis in das Setzen der nicht-essentiellen Cookies.

Der Zweck eines jeden Cookies sowie die Rechtsgrundlage für dessen Einsatz nach der DSGVO ergeben sich aus der nachfolgenden Beschreibung der einzelnen Datenverarbeitung.

Ihnen stehen verschiedene Wege offen, die Annahme von Cookies auf Ihrem Gerät zu unterbinden:

Der Standardfall dürfte sein, dass Sie beim Aufruf einer unserer Internetseiten über unseren Einwilligungsmanager entscheiden, welche Cookies Sie zulassen und welche nicht. Teilweise können wir Ihnen nur eine pauschale Annahme oder Ablehnung aller Cookies bzw. von Cookie-Gruppen anbieten.
Grundsätzlich können Sie Ihren Browser so einstellen, dass er nie Cookies annimmt. Durch einen solchen vollständigen Ausschluss gehen Ihnen mit großer Wahrscheinlichkeit Funktionen verloren, die auf Cookies beruhen und die Sie eigentlich gerne zulassen würden oder die gar nicht zustimmungspflichtig sind.
Sie können Internetseiten im Privatmodus Ihres Browsers aufrufen. Der Privatmodus blockiert ebenfalls das Setzen von Cookies in Ihrem Browserspeicher bzw. löscht alle Cookies automatisch am Ende der Sitzung (Session).
Einige Browser bzw. Browser-Plug-Ins bieten Ihnen Möglichkeit, differenziertere Voreinstellungen zu treffen, welche Cookies Sie grundsätzlich standardmäßig akzeptieren wollen und welche nicht.
Ein Spezialfall: Google bietet ein Browser-Plug-In an, das das Setzen der verschiedenen Cookies von Google unterbindet. Das entsprechende Plug-In finden Sie hier: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

6. Konkrete Datenverarbeitungen bei uns

6.1 Ihr Kundenverhältnis mit uns

6.1.1 Persönliches Benutzerkonto (Webshop)

Beschreibung: Sie können auf unserer Internetseite ein persönliches Benutzerkonto anlegen. Über dieses Konto können Sie Ihre Einkäufe bei uns verwalten. Bestellte Waren und Rechnungen schicken wir Ihnen an die hierzu hinterlegten Adressen.

Für die Funktion „Angemeldet bleiben“, die es Ihnen erspart bei Ihrem nächsten Besuch erneut Ihre Anmeldedaten einzugeben, setzen wir ein Cookie mit der Bezeichnung wp_woocommerce_session_[hash] (Speicherdauer 2 Tage) Hierbei handelt es sich um einen essentiellen Cookie, dessen Setzen keiner Einwilligung bedarf.

Datenkategorien: Anmeldedaten (Name, E-Mail-Adresse, Passwort), Kontaktdaten (Telefonnummer, Adresse), Bestellungen (Waren/Leistungen, Zahlungs- und Lieferkonditionen, Rechnungen), Geburtsdatum/Alter, Aktivitätenhistorie (Login, Logout, Bewertungen, …), Status Auto-Login

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Unser Dienstleister für den Betrieb der Kundendatenbank, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist, sitzt im EWR. Eine Datenübertragung nach außerhalb des EWR findet nicht statt.

Zweck + Rechtsgrundlage: Der Betrieb Ihres Benutzerkontos dient der Erfüllung unserer entsprechenden Nutzungsvereinbarung. Rechtsgrundlage ist entsprechend Erfüllung unserer Vertragspflichten Ihnen gegenüber.

Speicherdauer: Ihre Kundendaten bleiben aktiv bis Ihre Kundenbeziehung mit uns endet. Anschließend speichern wir die Daten abhängig von den jeweiligen Aufbewahrungspflichten, die unsere Geschäftsbeziehung betreffen.

6.1.2 Warenkorb-Funktion

Beschreibung: Unsere Internetseite bietet eine Warenkorbfunktion an, über die von Ihnen ausgewählte Leistungen bereits vor Abschluss des Bestellvorgangs und auch ohne Anmeldung über ein persönliches Benutzerkonto gesammelt und gespeichert werden können. Diese Funktion dient dazu, die Nutzung des Bestellvorgangs für Sie so komfortabel wie möglich zu gestalten.

Die Warenkorbfunktion funktioniert über einen sogenannten Funktions-Cookie namens (woocommerce_cart_hash, woocommerce_items_in_cart, wp_woocommerce_session_, woocommerce_recently_viewed, store_notice[notice id], tk_ai,, Speicherfrist Sitzung/ 2 Tage). Das bedeutet, dass der Warenkorb nicht in unseren Systemen gespeichert wird sondern bei Ihnen. Sobald der Cookie aus Ihrem Browser gelöscht ist, ist auch der Inhalt des Warenkorbs gelöscht. Hierbei handelt es sich um einen essentiellen Cookie, dessen Setzen keiner Einwilligung bedarf.

Datenkategorien: Benutzer-ID (Zuweisung erfolgt über den Cookie in Ihrem Browser) und Aktivitätenhistorie (konkret: Inhalte im Warenkorb)

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Keiner

Zweck + Rechtsgrundlage: Der Warenkorb-Cookie dient dazu, Sie während Ihrer Bewegungen über unsere Seiten und im Falle einer Unterbrechung des Besuchs bei Ihrer Rückkehr wiederzuerkennen und ggf. den Inhalt des Warenkorbs auszulesen und Ihnen erneut bzw. fortlaufend im Bestellvorgang anzeigen zu können. Rechtsgrundlage ist entsprechend Vorbereitung eines Vertrags.

Speicherdauer: Bis Sie den Cookie aus Ihrem Browser löschen bzw. Sitzung/ 2 Tage.

6.1.3 Abrechnung Ihrer Bestellung

Beschreibung: Soweit Ihre Bestellung bei uns nicht online bestellt und über Kreditkarte oder PayPal bezahlt wird, rechnen wir über Rechnung oder Bankeinzug (Lastschrift) mit Ihnen ab. Rechnungen werden intern bei uns erstellt und versandt. Lastschrift ziehen wir über unsere Hausbank ein. Ihre Zahlungsdaten werden dazu aus unserem Webshop verschlüsselt an uns übertragen und von uns verschlüsselt an unsere Bank weitergegeben.

Datenkategorien: Ihr Name, Ihre Bankverbindung, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Unsere Hausbank, die als Finanzdienstleister dem Bankgeheimnis unterfällt. Ein Transfer in Drittstaaten findet nicht statt.

Zweck + Rechtsgrundlage: Zahlungsabwicklung. Rechtsgrundlage ist für uns Vertragserfüllung und erfolgt durch unsere Hausbank im Rahmen eines berechtigten Interesses, da es sich um einen Dienstleister unter der Kontrolle der Bankenaufsicht handelt.

Speicherdauer: Buchungsbelege sind nach den Vorgaben des Steuerrechts 10 Jahre lang aufzubewahren (§ 147 AO).

6.1.4 Versand Ihrer Bestellung

Beschreibung: Wir verschicken bestellte Waren per Post, Kurierdienst, Spedition oder ein vergleichbares Logistikunternehmen. Die Einhaltung des Datenschutzes durch diese Dienstleister ist im Postgesetz ergänzend zur DSGVO geregelt und wird vom Bundesdatenschutzbeauftragten überwacht.

Zusätzlich zur Postanschrift verlangen Versanddienstleister heutzutage die E-Mail-Adresse der Empfängerin bzw. des Empfängers, um Benachrichtigungen zum voraussichtlichen Zustelltermin und einen individuellen Trackingcode für die Sendungsnachverfolgung eigenständig übermitteln zu können. Die so etablierte Kommunikation zwischen Logistikunternehmen und Sendungsempfänger/in erleichtert den Zustellvorgang für beide Seiten. Die Logistikunternehmen stellen uns die Tracking-ID zur Verfügung, damit unser Service-Team bei Schwierigkeiten mit der Zustellung Fragen zum Versandstatus beantworten kann.

Datenkategorien: Name + Anschrift; E-Mail-Adresse, Tracking-ID des Logistikunternehmens

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Logistikunternehmen, die dem Postgeheimnis unterfallen. Ein Transfer in Drittstaaten findet nur statt, wenn die Sendung an eine Adresse außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums geht. Der Datenschutz ist in diesen Fällen durch internationale Vereinbarungen zum Postgeheimnis gewährleistet.

Zweck + Rechtsgrundlage: Zustellung bestellter Ware. Rechtsgrundlage für die Übergabe der Postadresse ist Vertragserfüllung. Die Übergabe der E-Mail-Adresse folgt einem berechtigten Interesse, da eine Kommunikation von Tracking-IDs zur Sendungsverfolgung zum Normalfall geworden ist.

Speicherdauer: Die Dokumentation des Versandvorgangs ist nach den Vorgaben des Handelsrechts als Geschäftsbrief sechs Jahre zu speichern.

6.1.5 Zahlungsdienstleister (PayPal)

Beschreibung: In unserem Webshop können Sie Ihre Bestellung über den Finanzdienstleister PayPal bezahlen. Aus unserem Webshop wird dazu eine verschlüsselte Verbindung zu PayPal hergestellt, über die wir PayPal eine Transaktionsnummer, eine Leistungsbeschreibung sowie den Rechnungsbetrag kommunizieren und Sie zur Freigabe Ihrer Zahlung an PayPal weiterleiten. Wir erhalten von PayPal keine Informationen über Ihre Bankverbindung oder Kreditkarte. PayPal meldet uns einzig zurück, wenn der Rechnungsbetrag für eine von uns generierte Transaktionsnummer uns gut geschrieben werden konnte.

Hinsichtlich aller Vorgänge bei PayPal ergibt sich der Datenschutz aus Ihrer eigenständigen Vertragsbeziehung mit PayPal.

PayPal unterliegt als Finanzdienstleister der europäischen Bankenaufsicht. Details zum Datenschutz bei PayPal finden Sie auf: https://www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full

Datenkategorien: Transaktionsnummer, Leistungsbeschreibung (Buchungstext) und Rechnungsbetrag

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, 2449 Luxembourg, Luxemburg. Ein Transfer in Drittstaaten findet nicht statt.

Zweck + Rechtsgrundlage: Abwicklung Ihrer Zahlung über Ihr PayPal-Konto. Rechtsgrundlage ist sowohl für PayPal wie für uns jeweils Vertragserfüllung.

Speicherdauer: Buchungsbelege sind nach den Vorgaben des Steuerrechts 10 Jahre lang aufzubewahren.

6.1.6 Zahlungsdienstleister Sofortüberweisung (Klarna)

Beschreibung: In unserem Webshop können Sie Ihre Bestellung über den Dienst Sofortüberweisung des Finanzdienstleisters Klarna bezahlen. Aus unserem Webshop wird dazu eine verschlüsselte Verbindung zu Klarna hergestellt, über die wir eine Transaktionsnummer, eine Leistungsbeschreibung sowie den Rechnungsbetrag kommunizieren und Sie zur Überprüfung Ihrer Bankverbindungsdaten an Klarna weiterleiten.

Wir erfassen oder speichern bei uns keine Daten zu Ihrer Bankverbindung, sondern speichern nur die entsprechende Transaktionsbestätigung von Klarna, wenn der Rechnungsbetrag für eine von uns generierte Transaktionsnummer uns gut geschrieben werden konnte.

Hinsichtlich aller Vorgänge bei Klarna ergibt sich der Datenschutz aus Ihrer eigenständigen Vertragsbeziehung mit Klarna. Wir stellen insoweit nur den Transfer zu diesem eigenständigen Dienstleister als Zahlungsoption für Sie zur Verfügung.

Klarna unterliegt als Finanzdienstleister der europäischen Bankenaufsicht. Details zum Datenschutz bei Klarna finden Sie auf: https://www.klarna.com/sofort/datenschutz/

Datenkategorien: Transaktionsnummer, Leistungsbeschreibung (Buchungstext) und Rechnungsbetrag

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Klarna Bank AB (publ), Sveavägen 46, 11134 Stockholm, Schweden. Ein Transfer in Drittstaaten findet nicht statt.

Zweck + Rechtsgrundlage: Abwicklung Ihrer Zahlung über den Dienst Sofortüberweisung. Rechtsgrundlage ist sowohl für Klarna wie für uns jeweils Vertragserfüllung.

Speicherdauer: Buchungsbelege sind nach den Vorgaben des Steuerrechts 10 Jahre lang aufzubewahren.

6.1.7 Zahlungsdienstleister Kreditkarten (Stripe)

Beschreibung: In unserem Webshop können Sie Ihre Bestellung mit Kreditkarten bezahlen. Für die Abwicklung von Kreditkartenzahlungen nutzen wir den Service Stripe des Finanzdienstleisters Stripe Inc.. Aus unserem Webshop wird dazu eine verschlüsselte Verbindung zu Stripe hergestellt, über die wir Stripe eine Transaktionsnummer, Leistungsbeschreibung sowie den Rechnungsbetrag kommunizieren und sie zur Überprüfung Ihrer Kreditkartenangaben an Stripe weiterleiten. Wir erfassen oder speichern bei uns keine Daten zu Ihrer Kreditkarte, sondern speichern nur die entsprechende Transaktionsbestätigung von Stripe, wenn der Rechnungsbetrag für eine von uns generierte Transaktionsnummer bezahlt wurde.

Ausführliche Informationen zu den Datenschutzbestimmungen von Stripe finden Sie unter https://stripe.com/de/privacy.

Datenkategorien: Die Informationen, die wir sammeln, umfassen Informationen zu Zahlungsmethoden (wie Kredit- oder Debitkartennummer oder Bankkontoinformationen), Kaufbetrag, Kaufdatum und Zahlungsmethode. Wenn Sie eine Transaktion durchführen, erhalten wir möglicherweise auch Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Rechnungs- oder Lieferadresse und in einigen Fällen Ihren Transaktionsverlauf, um Sie zu authentifizieren.

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Das Unternehmen, das für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten für Einwohner des EWR, des Vereinigten Königreichs und der Schweiz verantwortlich ist, ist Stripe Payments Europe, Ltd., ein in Irland eingetragenes Unternehmen mit Sitz in 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin. Zur Ausübung Ihrer Rechte kann der Datenschutzbeauftragte über dpo@stripe.com kontaktiert werden. Ein Transfer in Drittstaaten findet nicht statt.

Zweck + Rechtsgrundlage: Abwicklung Ihrer Zahlung über Kreditkarte. Rechtsgrundlage ist sowohl für Stripe wie für uns jeweils Vertragserfüllung.

Speicherdauer: Buchungsbelege sind nach den Vorgaben des Steuerrechts 10 Jahre lang aufzubewahren.

6.1.8 Kundendatenbank (CRM)

Beschreibung: Wir pflegen Ihre Daten in unserer Kundendatenbank im Sinne eines Customer Relation Management (CRM). Im CRM speichern wir Ihre Vertrags- und Rechnungsdaten sowie die Historie Ihrer Kundenbeziehung mit uns. Aus dem CRM steuern wir die Kommunikation mit Ihnen, also z.B. Terminvereinbarung, Marketing-Einwilligungen, Rechnungsversand oder Antworten auf Fragen von Ihnen.

Soweit Sie bei uns ein Benutzerkonto für unseren Webshop eingerichtet haben, greift unser CRM auf Ihre dort gespeicherten Daten zu. Haben wir Sie als Patientin oder Patienten in unsere Patientendatenbank (KIS) aufgenommen, greift unser CRM auf Ihre allgemeinen Daten im KIS (z.B. Ihre Kontaktdaten) zu. Ein Zugriff auf medizinische Diagnosedaten oder andere Details der ärztlichen Behandlung findet nicht statt.

Datenkategorien: Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse), Bestellungen (Waren/Leistungen, Zahlungs- und Lieferkonditionen, Rechnungen), Termine, Geburtsdatum/ Alter, Aktivitätenhistorie, Marketing-Einwilligungen

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Keiner. Eine Datenübertragung nach außerhalb des EWR findet nicht statt.

Zweck + Rechtsgrundlage: Nutzung eines CRM-Systems, das uns eine ganzheitliche Betreuung unserer Kunden von der Kontaktaufnahme bis zur Abrechnung ermöglicht. Rechtsgrundlage ist ein berechtigtes Interesse, da die Nutzung des CRM das Serviceniveau steigert und Kosten senkt.

Speicherdauer: Wir speichern Ihr Kundenkonto bis zu sechs Jahre nach Abschluss des letzten Kundenkontakts. Insoweit erfüllen wir damit die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbriefe aus dem Handelsrecht.

6.2 Direkte Kommunikation mit uns

6.2.1 E-Mail-Kommunikation

Beschreibung: Schicken Sie uns eine E-Mail, gelangt diese in mindestens eins unserer E-Mail-Postfächer. Der Inhalt Ihrer E-Mail und die sie begleitenden Metadaten (Absender, Zeitpunkt des Versands etc.) werden auf den E-Mail-Servern unseres Hosting-Anbieters gespeichert. Zudem können sie nach Abruf vom Server in den E-Mail-Programmen auf den Geräten gespeichert sein, die Zugriff auf das Postfach haben (Computer, Smartphones, Tablets). Gleiches gilt für E-Mails, die wir an Sie schicken.

Die konkrete Verarbeitung der personenbezogenen Daten in einer E-Mail ist abhängig vom thematischen Inhalt der E-Mail. Naheliegend ist, dass wir Ihre Daten in unser Kontaktverzeichnis für Kunden, Geschäftspartner und sonstige Ansprechpartner aufnehmen.

Datenkategorien: Name, E-Mail-Adresse; Zeitpunkt der Zustellung bzw. des Versands; sonstige Metadaten, die bei der E-Mail-Kommunikation typischerweise anfallen; weitere personenbezogene Angaben im Inhalt der E-Mail wie z.B. weitere Kontaktdaten in E-Mail-Signaturen, Anfragen, Bestellungen, Angebote oder Reklamationen per E-Mail

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Unser Dienstleister für das E-Mail-Hosting, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist, sitzt im EWR. Eine Datenübertragung nach außerhalb des EWR findet insoweit nicht statt. Soweit Sie für Ihr Postfach einen Hosting-Dienstleister außerhalb des EWR nutzen oder unsere E-Mails von außerhalb des EWR abrufen, liegt das nicht in unserer Verantwortung.

Zweck + Rechtsgrundlage: Kommunikation per E-Mail. Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt der Korrespondenz Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrags oder ein berechtigtes Interesse am Beantworten Ihrer E-Mail.

Speicherdauer: Abhängig vom Inhalt der Korrespondenz; so verlangt das Handelsrecht eine Aufbewahrung von Geschäftsbriefen für sechs Jahre, aber aus anderen Dokumentationspflichten können sich auch längere Aufbewahrungszeiten ergeben.

6.2.2 Telefonate

Beschreibung: Telefonieren wir miteinander, erfassen unsere Telefonanlage bzw. unsere Mobiltelefone zu dem Anruf Ihre Nummer sowie den Zeitpunkt des Gesprächs. Diese Daten in den Anruflisten werden fortlaufend von nachfolgenden Gesprächen gelöscht.

Sollte der Inhalt des Gesprächs das nahelegen, erstellen wir eine Gesprächsnotiz und dokumentieren sie an der passenden Stelle (z.B. in der Kundendatenbank oder für Bewerber und Beschäftigte im Personalbereich). Denkbar ist, dass wir Ihre Daten für weitere Kommunikation in unser Kontaktverzeichnis aufnehmen.

Tonaufzeichnungen von Gesprächen finden nur im Ausnahmefall statt und nachdem wir Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu eingeholt haben.

Datenkategorien: Telefonnummer; Zeitpunkt des Gesprächs; ggf. Gesprächsinhalte

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Telekommunikationsanbieter, die unter das Fernmeldegeheimnis fallen. Ein Transfer in Drittstaaten findet nicht statt.

Zweck + Rechtsgrundlage: Kommunikation per Telefonat. Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt des Gesprächs Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrags oder ein berechtigtes Interesse am Austausch mit Ihnen.

Speicherdauer: Abhängig vom Inhalt des Gesprächs. Einzelne Gesprächsnotizen können unter die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbriefe von sechs Jahren fallen.

6.2.3 Briefpost

Beschreibung: Schicken Sie uns einen Brief, wird dieser regelmäßig von uns mit einem Schreiben beantwortet, das wir am Computer erstellen und als Datei speichern. Häufig scannen wir Ihr Schreiben, um es im Rahmen digitaler Büroführung zu archivieren. Die konkrete Verarbeitung der personenbezogenen Daten in unserer Korrespondenz ist abhängig vom thematischen Inhalt der Schreiben und den sich daraus ergebenden Aufbewahrungspflichten. Denkbar ist, dass wir Ihre Daten für weitere Kommunikation in unser Kontaktverzeichnis aufnehmen.

Datenkategorien: Name + Anschrift; personenbezogene Angaben im Inhalt der Schreiben wie z.B. weitere Kontaktdaten in Ihrem Briefkopf, Anfragen, Bestellungen, Angebote, Reklamationen oder sonstige Themen

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Postdienstleister. Ein Transfer in Drittstaaten findet nur statt, wenn die Sendung an eine Adresse außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums geht. Der Datenschutz ist in diesen Fällen durch internationale Vereinbarungen zum Postgeheimnis gewährleistet.

Zweck + Rechtsgrundlage: Kommunikation per Brief. Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt der Korrespondenz Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrags oder ein berechtigtes Interesse am Austausch mit Ihnen.

Speicherdauer: Abhängig vom Inhalt der Korrespondenz; grundsätzlich verlangt das Handelsrecht eine Aufbewahrung von Geschäftsbriefen für sechs Jahre.

6.2.4 Faxen (klassisch)

Beschreibung: Wir verwenden ein klassisches Faxgerät in Form eines Fernkopierers. Schicken Sie uns ein Fax, wird das Dokument von unserem Empfangsgerät als Ausdruck zur Verfügung gestellt. Das Gerät erfasst die von Ihnen übertragenen Absenderdaten und dokumentiert sie zusammen mit dem Empfangszeitpunkt sowohl auf dem Ausdruck wie im Journal des Geräts. Senden wir Ihnen ein Fax, erfasst das Journal die Empfängernummer, Sendezeitpunkt, Seitenzahl und Übertragungserfolg.

Die Sicherheit der Übertragung entspricht der Sicherheit moderner Telefonnetze, die auch Faxdaten als sogenanntes Voice/ Fax over IP übertragen. Innerhalb des Netzes eines einzelnen Netzanbieters (z.B. Deutsche Telekom) sind die Daten verschlüsselt, an den Netzübergabestellen erfolgt eine unverschlüsselte Übertragung.

Datenkategorien: Telefonnummer, ggf. Absendername, Zeitpunkt Versand bzw. Empfang, Seitenzahl, Übertragungserfolg; ggf. personenbezogene Inhalte des gesendeten Dokuments

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Telekommunikationsanbieter, die unter das Fernmeldegeheimnis fallen. Ein Transfer in Drittstaaten findet nicht statt bzw. fällt unter internationale Gesetze zum Fernmeldegeheimnis.

Zweck + Rechtsgrundlage: Kommunikation per Telefax. Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt des Gesprächs Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrags oder ein berechtigtes Interesse am Austausch mit Ihnen.

Speicherdauer: Abhängig vom Inhalt des gesendeten Dokuments; grundsätzlich verlangt das Handelsrecht eine Aufbewahrung von Geschäftsbriefen für sechs Jahre.

6.2.5 Visitenkarten

Beschreibung: Wenn Sie uns Ihre Visitenkarte übergeben, übernehmen wir Ihre Daten in unser Kontaktverzeichnis.

Datenkategorien: Name, Kontaktdaten (Adresse, Telefon, Fax, E-Mail), Ihr Unternehmen, Geschäftsfeld Ihres Unternehmens, Ihre Stellenbezeichnung, Ihr Zuständigkeitsbereich, Ort, Zeit und Umstand der Kontaktaufnahme sowie ggf. besondere Hinweise zu Ihrer Erreichbarkeit oder den angesprochenen geschäftlichen Themen

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Keiner. Eine Datenübertragung nach außerhalb des EWR findet nicht statt.

Zweck + Rechtsgrundlage: Pflege von Kontakten. Rechtsgrundlage ist ein berechtigtes Interesse, da Sie uns freiwillig Ihre Visitenkarte übergeben haben.

Speicherdauer: Wir speichern Ihre Daten bis Sie uns um deren Löschung bitten – außer es ist zwischenzeitlich eine Geschäftsbeziehung zwischen uns entstanden, aus der sich für uns eigenständige Aufbewahrungspflichten zu Ihren Kontaktdaten ergeben.

6.3 Besuch unserer Internetseiten

6.3.1 Bereitstellen unserer Internetseiten

Beschreibung: Damit ein Webserver unsere Internetseite Ihrem Browser zur Verfügung stellen kann, muss der Server technische Daten über Ihr dafür genutztes Gerät, Ihren Browser und Ihren Internetzugang erfassen. Man spricht hier von dem sogenannten Logfile oder Weblog. Das sind die gleichen Daten, die Sie bei jeder Internetseite zwingend hinterlassen, die Sie aufrufen. Im Mittelpunkt steht die IP-Adresse, von der aus Sie unsere Seiten aufrufen. An diese Internetadresse schickt der Webserver Ihnen die Daten, die Sie sehen wollen.

Als Redaktionssystem nutzen wir WordPress, das für die technische Auslieferung der Seiten ein sogenanntes Session-Cookie in Ihren Browser setzt (PHPSESSID; Speicherdauer: Ende des aktuellen Besuchs auf unseren Seiten)

Datenkategorien: IP-Adresse, von der aus unsere Seite aufgerufen wurde; Datum und Uhrzeit des Zugriffs; Objekte auf unserer Website, die im Browser aufgerufen werden; Art und Version des Internetbrowsers; Art und Version des Betriebssystem

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Keiner. Unser Hosting-Dienstleister, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist, sitzt im EWR. Eine Datenübertragung nach außerhalb des EWR findet nicht statt. Im Falle von Angriffen auf unsere Seiten Weitergabe an von uns beauftragte Forensiker und Ermittlungsbehörden. Ein Transfer in Drittstaaten findet auch hierbei nicht statt.

Zweck + Rechtsgrundlage: Bereitstellung unserer Internetseite sowie Nachforschungen, sollte es zu einem unrechtmäßigen Zugriff auf unsere Webseiten kommen (z.B. einen Hackerangriff). Rechtsgrundlage ist ein berechtigtes Interesse, da der Betrieb einer Website ohne die Erfassung des Weblogs nicht möglich ist. Für den speziellen Falle eines Angriffs auf unsere Internetseite steht uns ein berechtigtes Interesse zu, den Ermittlern Indizien dafür bieten zu können, wie sich der Angriff abgespielt hat. Der Session-Cookie ist ein essentieller Cookie, der auch nach der ePrivacy-Richtlinie keiner Einwilligung bedarf.

Speicherdauer: 72 Stunden // 7 Tage

6.3.2 Cookie-Verwaltung (Borlabs)

Beschreibung: Für alle einwilligungspflichtigen Cookies fragen wir vor deren Speicherung in Ihrem Browser-Cache nach Ihrem Einverständnis. Die von Ihnen getroffenen Entscheidungen wird ihrerseits in einem Cookie auf Ihrem Gerät gespeichert, so dass wir Sie bei einem erneuten Besuch unserer Internetseiten nicht erneut um Ihre Einwilligung bitten müssen. Sie können ihre Entscheidung jederzeit revidieren, indem Sie den entsprechenden Cookie (borlabs-cookie, Speicherdauer 1 Jahr) über die Einstellungen Ihres Browsers von Ihrem Gerät löschen.

Datenkategorien: Einwilligungsstatus (Ja/Nein je Cookie, für den wir Ihre Einwilligung benötigen)

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Keiner

Zweck + Rechtsgrundlage: Rechtskonformes Einwilligungsmanagement für Cookies. Rechtsgrundlage ist ein berechtigtes Interesse, da das Speichern der Cookie-Entscheidung die Rechte der Besucher nur geringfügig einschränkt und zugleich die Nutzung der Seiten bei wiederholtem Besuch vereinfacht. Dieser Cookie darf auch nach der ePrivacy-Richtlinie ohne Ihre Einwilligung gesetzt werden, da die Sprachwahl als eine essentielle Funktion anzusehen ist.

Speicherdauer: Bis zur Löschung des entsprechenden Cookies in Ihrem Browser-Cache oder bis zum Erreichen des Ablaufdatums des Cookies

6.3.3 Cookie-Verwaltung

Beschreibung: Für alle einwilligungspflichtigen Cookies fragen wir vor deren Speicherung in Ihrem Browser-Cache nach Ihrem Einverständnis. Die von Ihnen getroffenen Entscheidungen wird ihrerseits in einem Cookie auf Ihrem Gerät gespeichert, so dass wir Sie bei einem erneuten Besuch unserer Internetseiten nicht erneut um Ihre Einwilligung bitten müssen. Sie können ihre Entscheidung jederzeit revidieren, indem Sie den entsprechenden Cookie über die Einstellungen Ihres Browsers von Ihrem Gerät löschen.

Datenkategorien: Einwilligungsstatus (Ja/Nein)

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Keiner

Speicherdauer: Bis zur Löschung des entsprechenden Cookies in Ihrem Browser-Cache oder bis zum Erreichen des Ablaufdatums des Cookies

6.3.4 Spracheneinstellung (Polylang)

Beschreibung: Wir bieten unsere Internetseite in mehreren Sprachen an. Dafür nutzen wir den WordPress-Dienst Polylang, der über die Einstellungen Ihres Geräts Ihre bevorzugte Sprachwahl erkennt und entsprechend die Bereitstellung unserer Internetseite in der für Sie passenden Sprache ermöglicht. Damit wir die Analyse der Sprachwahl nicht beim Aufruf jeder einzelnen Seite erneut durchlaufen werden muss, setzt Polylang einen entsprechenden Cookie (pll_language, Speicherdauer 1 Jahr).

Datenkategorien: Im Gerät hinterlegte Sprachwahl

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Keiner

Zweck + Rechtsgrundlage: Bereitstellung der Internetseite in der von Ihnen bevorzugten Sprache. Rechtsgrundlage ist ein berechtigtes Interesse, da wir davon ausgehen dürfen, dass Sie die Seiten in der für Sie passenden Sprache sehen wollen. Dieser Cookie darf auch nach der ePrivacy-Richtlinie ohne Ihre Einwilligung gesetzt werden, da die Sprachwahl als eine essentielle Funktion anzusehen ist.

Speicherdauer: Bis zur Löschung des entsprechenden Cookies in Ihrem Browser-Cache oder bis zum Erreichen des Ablaufdatums des Cookies

6.3.5 Kontaktformular

Beschreibung: Unsere Internetseiten verfügen über ein Kontaktformular. Darüber können Sie uns Nachrichten schicken, z.B. wenn Sie keine eigene E-Mail-Adresse haben oder diese für die Nachricht an uns nicht verwenden möchten. Ihre freiwilligen Eingaben werden technisch als eine E-Mail an uns geschickt (auch wenn Sie selbst keine E-Mail-Adresse als Absender hinterlegt haben).

Sobald Sie Ihre Nachricht abschicken, entspricht die Datenverarbeitung dem Schicken einer E-Mail an unsere zentrale Kontaktadresse. Während Sie sich auf der Internetseite befinden und Ihre Angaben in das Formular eingeben, entspricht die Datenverarbeitung dem Aufruf einer beliebigen Internetseite von uns.

Datenkategorien: Siehe die Verarbeitungen „Bereitstellen einer Internetseite“ und „E-Mail-Kommunikation“.

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Siehe die Verarbeitungen „Bereitstellen einer Internetseite“ und „E-Mail-Kommunikation“.

Zweck + Rechtsgrundlage: Bereitstellung eines Kontaktformulars als zusätzliche Möglichkeit zur Kontaktaufnahme mit uns. Die Rechtsgrundlage ist je nach dem Inhalt Ihrer Kontaktaufnahme die Vorbereitung einer Vertragserfüllung oder ein berechtigtes Interesse.

Speicherdauer: Siehe die Verarbeitungen „Bereitstellen einer Internetseite“ und „E-Mail-Kommunikation“.

6.3.6 Online-Schriften (Google Fonts)

Beschreibung: Um eine individuelle Gestaltung unserer Internetseiten zu ermöglichen, nutzen wir sogenannte Webfonts. Diese Schriften lädt Ihr Browser zur Darstellung unserer Seiten aus dem Internet, wenn die Schriften noch nicht von einem vorherigen Besuch einer Seite mit dieser Schrift im Speicher Ihres Browsers geladen sind.

Teilweise stehen Schriften direkt auf unserem eigenem Server zur Verfügung. Insoweit handelt es sich nicht um eine eigenständige Verarbeitung, die über die Verarbeitung „Bereitstellen unserer Internetseiten“ hinausgeht. Teilweise greifen wir auf Schriften von externen Servern zu. Google ermöglicht eine herausragend schnelle Bereitstellung der Schriftdateien und gewährleistet eine Bereitstellung des aktuell optimalen Schriftsatzes.

Für den Download der Schriften von den Google-Schriftservern (gstatic.com) muss Ihre IP-Adresse an Google übertragen werden, da anders eine Übertragung des Datenpakets nicht möglich ist. Google erhält im Zusammenhang mit dieser Verarbeitung keinerlei weitere Daten von Ihnen.

Datenkategorien: IP-Adresse, von der aus Ihr Gerät ins Internet geht, Zeitpunkt

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Google LLC, für uns als europäische Organisation ansprechbar über Google Ireland Ltd, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland. Die im Rahmen von Google Fonts erfassten Daten werden an Server von Google in den USA übertragen und dort verarbeitet. Um einen Umgang mit den Daten auf EU-Datenschutzniveau garantieren zu können, bereitet Google derzeit Standarddatenschutzklauseln vor.

Zweck + Rechtsgrundlage: Bereitstellung von Google Fonts in schneller und aktueller Form. Rechtsgrundlage ist ein berechtigtes Interesse, da im Rahmen dieser Verarbeitung allein die IP-Adresse ihres Geräts übertragen wird ohne weitere Referenzen zu Ihrer Nutzung des Internets.

Speicherdauer: Die Speicherdauer liegt im Verantwortungsbereich von Google. Eine Datenlöschung bei uns ist nicht möglich, da wir durch den Einsatz von Google Fonts keine Daten von Ihnen erfassen.

6.3.7 Analyse des Nutzungsverhaltens (Google Analytics)

Beschreibung: Wir benutzen den Webanalysedienst Google Analytics. Google erstellt in unserem Auftrag anhand der erhobenen Informationen statistische Reports über die Aktivitäten auf unserer Internetseite, die regionale Herkunft der Besucher und technische Eckwerte der Geräte, mit denen unsere Seiten besucht werden.

Wir benutzen Analytics mit der Erweiterung “anonymizeIP”, damit die IP-Adressen nur gekürzt weiterverarbeitet werden, um eine direkte Personenbeziehbarkeit auszuschließen. Durch die IP-Anonymisierung wird das Ende Ihre IP-Adresse von Google innerhalb der Europäischen Union durch Nullen ersetzt, bevor die Daten in die USA übertragen werden. Nur in Ausnahmefällen wird die vollständige IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt.

Wir verknüpfen die Daten, die wir über Google Analytics erheben, nicht mit personenbezogenen Daten, die wir auf anderen Wegen erheben. Auch Google ist es untersagt, die Daten für eigene Zwecke zu nutzen oder mit Daten zusammenzuführen, die an anderer Stelle erhoben wurden. Google stellt uns die Daten nur in einer anonymisierten und statistischen Form zur Verfügung, so dass wir selbst keinen eigenen Zugriff auf Datenmerkmale haben, die eine Identifikation einzelner Personen ermöglichen könnte. Wir haben unser Analytics-Konto mit unserem Marketingkonto bei Google verknüpft und ermöglichen es Google so, Anzeigen für uns noch zielgruppengerechter ausspielen zu können. Zudem können wir so besser nachvollziehen, welche Werbemaßnahme welchen Erfolg hatte. Siehe dazu die Verarbeitung „Google Ads“ und dort den entsprechenden Hinweis zu unserer gemeinsamen Verantwortung mit Google im Sinne des Artikel 26 DSGVO.

Google Analytics verwendet Cookies, um die Nutzungsdaten aus Ihrem Browser bündeln zu können. Das gibt uns die Möglichkeit, die Quote wiederkehrender Besucher zu bestimmen oder Nutzungspfade innerhalb unserer Internetseiten nachvollziehen zu können.

Die Analytics-Cookies tragen die Bezeichnungen _ga (um wiederkehrende Besucher zu erkennen), _gid (um statistische Gruppen bilden zu können) und _gat (um den Datenabgleich mit erweiterten Google-Funktionen zu reduzieren).

Umfassende Informationen über die Verwendung der von Google erfassten Daten finden Sie in den Datenschutzinformationen von Google (https://policies.google.com/privacy) und in Googles Informationen zu Cookies (https://policies.google.com/technologies/cookies).

Datenkategorien: IP-Adresse, über die das Gerät online geht; an die IP-Adresse anknüpfend Ort oder Land sowie Internet Service Provider für den Internetzugang; Datum und Uhrzeit des Zugriffs; Objekte auf unserer Website, die im Browser aufgerufen (angeklickt) werden; Art und Version des Internetbrowsers; Art und Version des Betriebssystem; Webseiten, von denen der Nutzers auf unsere Internetseite gelangt ist; Webseiten, die der Nutzer von unserer Webseite aus aufruft; im Cookie gespeicherte Google-ID

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Google LLC, für uns als europäische Organisation ansprechbar über Google Ireland Ltd, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Uns gegenüber ist Google zur Beachtung des Datenschutzes über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO verpflichtet. Die durch die Cookies gesammelten Informationen werden an Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Für die Fälle, in denen trotz der getroffenen Einschränkungen wie der Anonymisierung der IP-Adressen personenbezogene Daten in die USA übertragen werden: Um einen Umgang mit den Daten auf EU-Datenschutzniveau garantieren zu können, bereitet Google derzeit Standarddatenschutzklauseln vor.

Zweck + Rechtsgrundlage: Der Zweck dieser Nutzungsanalyse ist es, dass wir unser Internetangebot anhand der Analyseerkenntnisse weiter verbessern können.

Rechtsgrundlage ist ein berechtigtes Interesse, das sich daraus ergibt, dass der Personenbezug der erfassten Daten z.B. durch das Anonymisieren der IP-Adressen stark reduziert wird, dass die Daten von uns nicht mit weiteren Datensammlungen kombiniert werden und dass den Besuchern unserer Internetseiten verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung stehen, die Erfassung durch die Cookies von Google Analytics zu unterbinden. Unabhängig davon fragen wir mit Blick auf die Vorgaben der ePrivacy-Richtlinie über unseren Cookie-Manager nach Ihrem Einverständnis für das Setzen der Google Cookies.

Rechtsgrundlage insbesondere für die Verknüpfung der Analytics-Daten mit den Werbefunktionen von Google ist Ihre Einwilligung, die Sie über unseren Cookie-Manager erteilt haben.

Speicherdauer: 14 Monate (Begründung: Diese Speicherdauer ermöglicht uns das Exportieren von Jahresberichten.)

6.4 Marketing-Kommunikation

6.4.1 Google Ads

Beschreibung: Wir schalten Anzeigen über Google Ads. Zur Optimierung unserer Marketingaktivitäten greift Google Ads auf personenbezogene Daten zu, die Google über Cookies und seine verschiedenen Analysedienste für Internetseiten, Apps und die von Google bereitgestellten Betriebssysteme Android und Chrome OS zur Verfügung stehen. Wir selbst haben keinen Zugriff auf die Personendaten, die der Ausspielung unserer Anzeigen zugrunde liegen. Wir wählen nur allgemeine Parameter für die Zielgruppe aus, der unsere Anzeigen zugänglich gemacht werden sollen. Insoweit findet durch uns keine Verarbeitung personenbezogener Daten statt.

Durch die Kopplung unseres Google Ads-Kontos mit unserem Google Analytics-Konto erleichtern wir Google die Wiedererkennung von Interessenten, die bereits einmal auf unseren Internetseiten gewesen sind.

Unsere Internetseiten setzen Cookies von Googles Werbediensten (Google Ads, Doubleclick). Die Cookie-Namen sind: NID, SID, IDE, DSID, FLC, AID, TAID, exchange_uid, test_cookie, _gads, _gac, _gcl.

Die Kopplung der Konten und das Setzen von Googles Werbe-Cookies stellt eine Verarbeitung personenbezogener Daten dar. Insoweit entsteht mit Blick auf die personenbezogenen Daten eine gemeinsame Verantwortung im Sinne des Artikel 26 DSGVO, für die wir mit Google einen entsprechenden „Controller-Controller“-Vertrag abgeschlossen haben (https://support.google.com/analytics/answer/9012600).

Der Vertrag teilt die Verantwortung zwischen Google und uns so ein, dass wir verantwortlich sind für die Sammlung der Analysedaten und Google verantwortlich ist für die Nutzung der Daten für Werbezwecke. Daraus ergibt sich, dass Sie alle Ihre Rechte mit Blick auf die Nutzung Ihrer Daten innerhalb von Google Analytics bei uns in Anspruch nehmen sollten und alle Ihre Rechte mit Blick auf die Nutzung Ihrer Daten für die Bereitstellung von zielgruppengerechten Anzeigen direkt bei Google in Anspruch nehmen sollten.

Zu den Details der Datenverarbeitung bei Google können wir keine Angaben machen. Hierzu gilt die Datenschutzinformation von Google (https://policies.google.com/privacy).

Datenkategorien: Nutzungsdaten aus Googles verschiedenen Diensten, über die Cookies zu unseren Internetseiten und aus unserem Google Analytics-Konto; Zielgruppenbildung nach Geschlecht, Altersgruppen, Regionen, Interessengebieten.

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Google LLC, für uns als europäische Organisation ansprechbar über Google Ireland Ltd, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland. Die im Rahmen von Google Analytics erfassten Daten werden für Google Ads an Server in den USA übertragen und dort verarbeitet. Um einen Umgang mit den Daten auf EU-Datenschutzniveau garantieren zu können, bereitet Google derzeit Standarddatenschutzklauseln vor.

Zweck + Rechtsgrundlage: Zielgruppengenaue Veröffentlichung von Anzeigen. Rechtsgrundlage ist Einwilligung, da Googles Cookies erst nach Einwilligung im Browser gesetzt werden.

Speicherdauer: Die Speicherdauer liegt im Verantwortungsbereich von Google. Eine Datenlöschung bei uns ist nicht erforderlich, da wir durch den Einsatz von Google Ads keine Daten von Ihnen erfassen.

6.5 Lieferanten und Dienstleister

6.5.1 Geschäftsbeziehung

Beschreibung: Von unseren Lieferanten und Dienstleistern, die Selbstständige oder Personengesellschaften sind, oder unseren Ansprechpartnern bei solchen Organisationen, verarbeiten wir als Kunde personenbezogene Daten, um mit Ihnen über die Abwicklung des Auftrags kommunizieren zu können.

Neben der inhaltlichen Kommunikation werden Ihre Daten typischerweise verarbeitet in den gesondert beschriebenen Verarbeitungen zur „Kommunikation mit uns“ (siehe dort).

Datenkategorien: Kontakt-, Vertrags- und Rechnungsdaten

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte in ihrer Funktion als Berufsgeheimnisträger.

Zweck + Rechtsgrundlage: Ordnungsgemäße Geschäftsführung. Rechtsgrundlagen sind sowohl Vertragserfüllung wie gesetzliche Pflichten und berechtigte Interessen.

Speicherdauer: Rechnungsdaten sind gemäß Steuerrecht 10 Jahre aufzubewahren; Vertragsdaten sind je nach Art des Vertrags unterschiedlich lang aufzubewahren. Bei Urheberrechten reichen solche Fristen bis zu 70 Jahre über den Tod des Urhebers hinaus.

6.6 Stellenbesetzungen

6.6.1 Bewerbungen

Beschreibung: Bewerben Sie sich bei uns auf eine Stelle, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens ausschließlich zur Entscheidung über Ihre Einstellung. Den Zugang zu Ihren Unterlagen beschränken wir auf die Personen, die wir sinnvoller Weise in die Entscheidung über Ihre Einstellung einbeziehen. Kommt es zu einer Einstellung, gehen Ihre Bewerbungsunterlagen in Ihre Personalakte über. Kommt es nicht zu einer Einstellung, werden wir Sie entweder um Ihre Einwilligung in die Aufnahme in unseren Kandidatenpool bitten oder Ihre Unterlagen zurückschicken oder vernichten, sobald nach dem Antidiskriminierungsrecht nicht mehr mit Widerspruch gegen unsere Entscheidung zu rechnen ist.

Datenkategorien: Name + Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Anschrift), Foto, Profil-URL in beruflichen Netzwerken (z.B. Xing); Angaben im Bewerbungsschreiben, im Lebenslauf, in Zeugnissen und Referenzen, Ausbildungsnachweise und berufliche Qualifikationen, Notizen zu Bewerbungsgesprächen (telefonisch und persönlich), ggf. Ergebnisse aus Einstellungstests

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Keiner.

Zweck + Rechtsgrundlage: Entscheidungsgrundlage für Stellenbesetzung. Rechtsgrundlage ist Vorbereitung einer Vertragserfüllung (Arbeitsvertrag) und im Anschluss ein berechtigtes Interesse an der Abwehr von Widersprüchen gegen ablehnende Entscheidungen.

Speicherdauer: 6 Monate nach Abschluss des ursprünglichen Bewerbungsverfahrens

6.7 Allgemeine Infrastruktur

6.7.1 Videoüberwachung

Beschreibung: Im Zugangsbereich zu unseren Geschäftsräumen und innerhalb unserer Geschäftsräume sind Videokameras installiert. Entsprechende Hinweisschilder sind montiert und informieren über den Einsatz der Kameras, bevor Sie ins Blickfeld der Objektive treten.

Die Kameras zeichnen das Geschehen innerhalb ihres Blickfelds rund um die Uhr auf.

Datenkategorien: Videoaufzeichnungen

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Keiner. Im Fall notwendiger Einsichtnahmen kann eine Datenübertragung zu unserem Dienstleister, mit dem wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen haben, innerhalb des EWR stattfinden.

Zweck + Rechtsgrundlage: Die Videoüberwachung dient der Abwehr und Verfolgung von Angriffen gegen Gesundheit und Leben der Beschäftigten sowie gegen das Eigentum der Organisation wie der Beschäftigten. Die Videoüberwachung dient auch dazu, unberechtigten Zutritt zu besonders sicherheitsrelevanten Bereichen unserer Geschäftsräume abzuwehren bzw. im Fall eines unberechtigten Zutritts zu dessen Aufklärung. Das berechtigte Interesse an der Videoüberwachung ergibt sich aus der besonderen Gefahrensituation bzw. den besonderen Sicherheitsanforderungen für unsere Organisation.

Speicherdauer: Die Aufzeichnungen der Videoüberwachung werden nach 72 Stunden automatisch von unseren Servern gelöscht.

6.7.2 Finanzbuchhaltung

Beschreibung: Alle Zahlungen werden in der Finanzbuchhaltung erfasst. Dabei wird die Person des Zahlenden bzw. Zahlungsempfängers dokumentiert. Bei juristischen Personen umfasst das teilweise auch die Namen und Kontaktdaten von Ansprechpartnern für den Vorgang. Teilweise ergeben sich auch aus dem Zahlungsgrund Aussagen über Personen oder die Aktivität einer Person (z.B. bei Gehalts-/Honorarzahlungen, Reisebuchungen, Aufwandserstattungen)

Datenkategorien: Name, Kunden- oder Lieferantennummer, Bankverbindung oder Kreditkartendaten, Zahlungsgrund, Reisedaten (Zeitpunkt, Ziel, Unterkunft, Transportmittel, Kosten), Bewirtungen (Datum, Ort/Bewirtungsbetrieb, bewirtete Personen, Bewirtungsgrund, Kosten), Angaben zu sonstigen Auslagen (Anschaffungen, Geschenke)

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Unser Dienstleister für die Finanzbuchhaltung und die Buchhaltungsdatenbank, der aber über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist und unser Steuerberater als Dienstleister für die Finanzbuchhaltung, der als Berufsgeheimnisträger durch Gesetz auf den Datenschutz verpflichtet ist. Ein Drittstaatentransfer findet nicht statt.

Zweck + Rechtsgrundlage: Verwaltung aller Zahlungsvorgänge. Rechtsgrundlage ist Vertragserfüllung oder Rechtspflicht (Steuer- und Handelsrecht).

Speicherdauer: Die Daten in der Finanzbuchhaltung bewahren wir 10 Jahre auf.

6.7.3 Zahlungstransfers

Beschreibung: Zahlungen über ein Bank- oder Kreditkartenkonto von uns sind entsprechend in den Kontoauszügen dokumentiert.

Datenkategorien: Name, Bankverbindung, Zahlungstag, Zahlungsbetrag, Zahlungsgrund (Buchungstext)

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Unsere kontoführenden Finanzinstitute, die über das Bankgeheimnis und die Bankenaufsicht gesetzlich auf den Datenschutz verpflichtet sind. Ein Drittstaatentransfer findet nicht statt.

Zweck + Rechtsgrundlage: Bargeldloser Zahlungsverkehr; Rechtsgrundlage ist Vertragserfüllung.

Speicherdauer: Kontoauszüge bewahren wir 10 Jahre auf.

6.7.4 IT-Administration

Beschreibung: Wir nehmen für die Administration, Wartung und Pflege unserer Informationstechnologie Dienstleister in Anspruch. Diese Dienstleister beschäftigen sich nicht inhaltlich mit den bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten. Aber bei der Pflege von Datenbanken und anderen Systemeinheiten kann es dazu kommen, dass Personendaten von den Dienstleistern zur Kenntnis genommen werden. Alle unsere Dienstleister sind über entsprechende Verträge ausdrücklich und entsprechend der Sensibilität der Daten, auf die sie Zugriff nehmen können, auf die Vertraulichkeit verpflichtet worden.

Datenkategorien: Jede Art von Daten

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): IT-Dienstleister, die über einen Auftragsverarbeitungsvertrag oder eine andere Form der Vertraulichkeitsverpflichtung auf den Datenschutz verpflichtet sind. Ein Drittstaatentransfer findet nicht statt.

Zweck + Rechtsgrundlage: Inanspruchnahme kompetenter Dienstleister für professionelle IT-Administration. Rechtsgrundlage ist ein berechtigtes Interesse, da die Dienstleister über adäquate Vertraulichkeitsverpflichtungen auf den Datenschutz verpflichtet wurden.

Speicherdauer: Eine eigenständige Speicherung findet nicht statt.

6.7.5 Entsorgung von Datenträgern und Dokumenten

Beschreibung: Auch die Löschung bzw. Vernichtung von Daten stellt eine Datenverarbeitung dar. Papierdokumente mit entsprechend schützenswerten personenbezogenen Daten werden bei uns geschreddert oder über die verschlossenen Tonnen eines professionellen Aktenvernichters entsorgt. Die Qualitätsstufe des eingesetzten Schredders und das Niveau der mit dem Dienstleister vereinbarten Dokumentenvernichtung entspricht der Risiko- bzw. Vertraulichkeitseinstufung der zu vernichtenden Unterlagen.

Speichermedien (Festplatten z.B. aus Servern, Computern, Smartphones, Tablets, USB-Sticks, Speicherkarten), auf denen zuvor schützenswerte personenbezogene Daten gespeichert waren, werden, wenn Sie nicht mehr zur Speicherung dieser Daten genutzt werden sollen, von unserer IT-Administration unseres Kooperationpartners durch mehrfaches, mindestens dreifaches, vollständiges Überschreiben sicher gelöscht oder an einen professionellen Vernichter von Speichermedien übergeben. Das Niveau des Lösch- oder Zerstörungsvorgangs entspricht der Risiko- bzw. Vertraulichkeitseinstufung der zuvor auf dem Medium gespeicherten Daten.

Datenkategorien: Jede Art von Daten

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Dienstleister für die professionelle Vernichtung von Papierdokumenten und Speichermedien, die über Auftragsverarbeitungsverträge auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet sind. Ein Drittstaatentransfer findet nicht statt.

Zweck + Rechtsgrundlage: Risikokonforme Vernichtung bzw. Löschung von personenbezogenen Daten. Rechtsgrundlageist die gesetzliche Pflicht zur Datenminimierung und -löschung aus der DSGVO:

Speicherdauer: Eine über die Löschung/Vernichtung hinausgehende Speicherung findet nicht statt.

Letzte Aktualisierung: 15.02.2021